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Mandantenportal

Kundendaten sind streng vertraulich und sollten auch so behandelt werden. Bei der digitalen Korrespondenz zwischen Kanzleien und Mandanten wird dies leider in den seltensten Fällen beachtet. Die gängigsten digitalen Übertragungsmöglichkeiten, wie zum Beispiel das Versenden von E-Mails oder das Übertragen der Daten per FTP, sind in den meisten Fällen unverschlüsselt und könnten eingesehen werden. Diese Kommunikationswege zu schützen, ist teilweise sehr aufwendig, kostspielig und erfordert ein gewisses Know-How im EDVBereich. Wir bieten Ihnen mit dem Mandantenportal eine Möglichkeit, die Korrespondenz mit Ihren Mandanten sicher und einfach zu gestalten. Dokumente, Briefe und Auswertungen verbleiben in Ihrer Kanzlei und können Ihren Mandanten auf einfachen und sicheren Wegen zur Abholung bereitgestellt werden. Über eine verschlüsselte Verbindung kann Ihr Mandant sich jederzeit die bereitgestellten Dokumente abholen und zusätzlich auch Ihnen Dokumente zur Verfügung stellen.

Fallbeispiel

Der Kanzleimitarbeiter möchte seinen Mandanten die aktuelle BWA als schriftliche Auswertung zur Verfügung stellen.

  • Der Mitarbeiter kopiert die BWA in einen dafür vorgesehenen Netzwerkordner.
  • Der Mandant bekommt eine E-Mailbenachrichtigung, dass neue Dokumente für ihn bereitgestellt wurden.
  • Über eine Internetseite kann sich der Mandant am Portal anmelden.
  • In diesem Portal kann sich der Mandant jetzt die zur Verfügung gestellte BWA über eine gesicherte Verbindung herunterladen.
  • Sollte die BWA innerhalb einer vordefinierten Zeit nicht abgeholt werden, kann eine automatische Erinnerung per Mail verschickt werden.
  • Alle Zugriffe auf das Portal werden protokolliert.
  • Selbstverständlich kann auch der Mandat der Kanzlei über diesen Weg Dokumente zur Verfügung stellen.
Vorteile gegenüber anderen Wegen

Vertraulichkeit
E-Mails sind wie Postkarten, denn sie werden standardmäßig im Klartext über verschiedene Server im Internet übertragen. Dies ermöglicht das Lesen und Verändern von E-Mails ohne Kenntnis von Absender oder Empfänger. Der Zugriff auf Daten im Mandantenportal erfolgt für Mandanten und Kanzleimitarbeiter ausschließlich verschlüsselt. Das Mandantenportal unterstützt Kanzleien bei der Wahrung der Vertraulichkeit. Mitarbeiter übertragen Dokumente in den Mandantenbereich. Der Mandant kann ausschließlich über eine gesicherte und verschlüsselte Internet-Verbindung auf diese Dokumente zugreifen.

Identifizierbarkeit
Eine große Schwachstelle bei der Nutzung von E-Mails ist die einfache Möglichkeit, die E-Mailadresse zu fälschen. Der Zugriff auf das Mandantenportal erfolgt für alle Nutzer nur mit ihren eindeutigen Zugangsdaten. Die Gefahr des Vortäuschens einer falschen Absenderadresse ist somit nicht mehr möglich und jeder Nutzer wird identifiziert.

Zustellungssicherheit
Der Nachweis über den Empfang und das Lesen von E-Mails ist für den Versender nur mit sehr hohem Aufwand möglich. Der Login und Abruf von Dokumenten durch Mandanten werden vom Mandantenportal protokolliert und können einfach eingesehen werden. Der Nachweis über eine Kenntnisnahmemöglichkeit wird erheblich erleichtert.