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Automatisches Aufgaben-Management mit DocuWare
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Automatisches Aufgaben-Management mit DocuWare

Übersichtliche Strukturierung Ihrer täglichen Büroaufgaben auf Basis moderner Automations-Software  

Erledigen Sie Ihre Aufgaben übersichtlich mit Listen und individuell anpassbaren E-Mail-Benachrichtigungen! 

Sie haben abteilungsübergreifende Prozesse perfekt organisiert, dennoch müssen kleinere Aufgaben oftmals eher nebenbei erledigt werden. Integrieren Sie auch die Routineaufgaben in die Büro-Automation – so verlieren Sie diese Aufgaben nicht aus dem Fokus. 

Sie sehen in Listen gebündelt Ihre dokumentbasierten Aufgaben, wie z.B. die Erneuerung von Verträgen oder wichtige HR-Unterlagen. Diese Listen werden automatisch aktualisiert, d.h. nicht mehr aktuelle Dokumente werden durch neue, passende Dokumente ersetzt und sofort angezeigt. 

Informieren Sie Kolleginnen und Kollegen mit E-Mail-Benachrichtigungen, sobald neue, relevante Dokumente im Archiv vorliegen oder Dokumente zur Bearbeitung anstehen.  

Auch diese E-Mail-Benachrichtigungen sind komplett automatisiert. Entspricht das Dokument den Kriterien, wird eine Mail mit einem Link zum Öffnen und Bearbeiten verschickt. 

 

Erledigen Sie auch die kleineren Aufgaben mit großer Effizienz 

Die erwähnten Listen und automatischen Benachrichtigungen unterstützen die Organisation Ihres Büromanagements. 

Hier einige Beispiele: 

  • Abgleich von Bestellung und Lieferung 
    Ist eine Warenlieferung erfolgt, wird eine automatische Mail mit dem Link auf den archivierten Lieferschein an die Einkaufleitung verschickt. Vor Verteilung der Lieferung an die entsprechenden Abteilungen kann der Abgleich von Lieferschein und Bestellung durch die Einkaufsleitung erfolgen.  
  • Mitteilung von Änderungen 
    In der Konstruktionsabteilung wurde eine technische Zeichnung überarbeitet. Alle beteiligten Mitarbeitenden werden per E-Mail-Benachrichtigung informiert, dass eine neue technische Zeichnung vorliegt. 

  • Möglichkeit der zeitnahen Reaktion 
    In der Liste der HR-Mitarbeiter: innen werden neue Bewerbungen angezeigt. Sie hinterlassen einen professionellen Eindruck durch eine schnelle Bestätigung des Eingangs. 

  • Der Blick auf Fristen 
    Verträge werden automatisch und rechtzeitig vor Laufzeitende in der Liste angezeigt, um sie neu verhandeln oder kündigen zu können. 

  • Zugriff auf Dokumente – ohne Suche 
    Erstellen Sie sich Listen für häufig gebrauchte Dokumente. Ohne Suche garantierter Zugriff auf die gültigen Versionen sich immer wieder ändernder Dokumente, wie z.B. Preislisten, Vertragsvorlagen etc. 

 

Hinweis: 
Bestandteile DocuWare Cloud Lizenz: Listen und E-Mail-Benachrichtigungen, Intelligent Indexing, Workflow Manager und weitere Module. 
DocuWare-On-Premises-System: Listen und E-Mail-Benachrichtigungen können Sie mit einer Task-Manager-Lizenz verwenden. 

Tobias Rüdiger
Tobias Rüdiger
Technischer Consultant

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