Automatisieren Sie den Rechnungseingang als wichtige Voraussetzung für die digitale Transformation!
In Ihrem Unternehmen spielen Buchhaltung und Rechnungswesen eine ganz zentrale Rolle. Hier laufen einige der wichtigsten Prozesse Ihres Betriebs ab.
Das Herz und Hirn Ihres Unternehmens sollte deshalb im Zentrum der digitalen Transformation stehen. Das Rechnungswesen braucht eine aktive Gestaltung, eine sehr gute Organisation sowie Offenheit für neue Wege und damit neue Erfolge. Das papierlose Büro inklusive des Automatisierens des Rechnungseingangs ist ein Meilenstein auf dem Weg dahin.
Erfahren Sie auf digitalen Wegen eine neue Art der Zusammenarbeit und der Kommunikation!
Besonders für KMU ist die manuelle Bearbeitung des Rechnungsprozesses oftmals mit einigem Kopfzerbrechen verbunden. Das Risiko von Fehlern und anschließenden Korrekturen, der Zeitfaktor, mögliche Zahlungsverzögerungen… all dies spielt eine Rolle, den Prozess des Rechnungseingang neu zu überdenken.
Das papierlose Arbeiten schaltet den Fehlerteufel aus und spart darüber hinaus Zeit.
Sie können also nur profitieren!
Die manuelle Rechnungsbearbeitung – nicht mehr zeitgemäß
Traditionell erhält die Kreditorenbuchhaltung Lieferantenrechnungen per Brief oder Fax. Die Rechnungsdaten werden manuell in das ERP- oder Buchhaltungs-System eingepflegt. In dieser Phase wird auch eine Kopie der Lieferantenrechnung zu Sicherungs- und Prüfungszwecken in das Archiv eingescannt – oder auch noch in einem Ordner abgeheftet. Die Rechnung wird dann manuell im System mit den richtigen Lieferantendaten abgeglichen. Die Rechnungsdaten sind zu prüfen. In dieser Phase kommt es oft zu Engpässen Der Genehmigungsprozess kann sich, aufgrund von vielen Genehmigern und komplexeren Genehmigungsabläufen, in die Länge ziehen.
Erst nach erfolgreicher Rechnungsprüfung erfolgt die Eingabe in das System und die sichere Ablage, dann erst schließt sich die Genehmigung an und erst dann erfolgt die Bezahlung.
Steigern Sie die Flexibilität Ihres gesamten Teams durch den Wegfall zeitraubender Routinearbeiten!
Erster Schritt beim Automatisieren des Rechnungseingangs: der digitale Posteingang
Um die manuelle Rechnungsverarbeitung abzulösen, gilt es zuerst, die Eingangsrechnungen zu digitalisieren. Dazu werden Scanner und Computer mit intelligenter Software eingesetzt, die sowohl die manuelle Dateneingabe als auch andere mühsame Aufgaben im Rechnungsprozess überflüssig machen.
Die noch in Papierform eintreffenden Rechnungen werden gescannt und als digitales Dokument abgespeichert.
Zweiter Schritt: Automatisierung von Standardprozessen
Liegen die Dokumente in der Buchhaltung nun digitalisiert vor, folgt das Automatisieren des Rechnungseingang: Die Buchhalter:innen sammeln, scannen und extrahieren die Daten für die Validierung sowie die anschließende Übergabe in die Beschaffungs- und Buchhaltungssysteme. Es erfolgt dort ein automatisierter Abgleich mit den Bestellungen und den tatsächlich gelieferten Waren und Dienstleistungen.
Ein zusätzlicher Vorteil der Digitalisierung: Eine strukturierte Büroablageorganisation! Des Weiteren wird das Rechnungswesen insgesamt in Sachen „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung“ und Revisionssicherheit auf den Prüfstand gestellt.
Sie sparen Zeit bei der Dateneingabe, da in der Regel ebenfalls ein Abgleich automatisiert erfolgt. Genehmigungsprozesse, Informationen an Stellvertreter bei Krankheit oder Abwesenheit werden automatisiert, befinden sich Genehmiger:innen auf Dienstreise oder im Homeoffice sind auch die mobilen Geräte in den Workflow einbezogen. Sie haben zudem Zugriff auf sämtliche Informationen, die für die Rechnungsprüfung relevant sind.
Ist die Freigabe der Rechnung erfolgt, kann sie bezahlt werden. Auch dieser Schritt kann automatisiert erfolgen, eine weitere Zeitersparnis und Reduzierung der Fehlerwahrscheinlichkeit durch eingebaute Fehlerkontrollen, z.B. durch das automatische Erkennen doppelter Rechnungen.
Sie sorgen durch diese Digitalisierung für einen reibungsloseren Arbeitsablauf, reduzieren die Fehlerquote und machen sich insgesamt wettbewerbsfähiger. Ihre Mitarbeiter haben mehr Zeit und Ressourcen, sich auf andere, wichtige Aufgaben zu konzentrieren. Die Lieferanten werden es Ihnen danken: pünktliche Zahlungen, beste Servicequalität – ein wichtiger Beitrag für funktionierende Kundenbeziehungen!
Die Einhaltung von Vorschriften
Ein weiterer Vorteil der Automatisierung des Rechnungseingangs ist das zuverlässige Speichern von Sicherungskopien Ihrer Rechnungen, die Gefahr des Verlusts von Rechnungen zu reduzieren sowie in Echtzeit auf alle Finanzdaten zugreifen zu können, um etwaige Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen.
Steigern Sie die Flexibilität Ihres gesamten Teams durch den Wegfall zeitraubender Routinearbeiten und machen als moderner Arbeitgeber auf sich aufmerksam. Ein großer Pluspunkt auch in Zeiten des zunehmenden Fachkräftemangels.
Nutzen Sie die Chance - wir beraten Sie gern! Buchen Sie hier digital Ihren Beratungstermin!
