Digitale Buchführung im Unternehmen einsetzen

Was ist Digitale Buchführung?

Wie eine korrekte Buchführung aussieht, regelt der Gesetzgeber. Weil die ursprünglichen „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung“ (GoB) nicht mehr in die digitale Welt passen, gelten seit 2015 die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie den Datenzugriff“ (kurz: GoBD).

Die GoBD, für die moderne Dokumentenmanagement-Systeme wie DocuWare zertifiziert sind, formulieren alle in Deutschland gesetzlich notwendigen Anforderungen an die digitale Buchhaltung. Dazu gehören vor allem die zentralen Vorgaben Unveränderbarkeit, zeitnahe Erfassung, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit der erforderlichen Belege.

Die papierlose Buchhaltung im digitalen Zeitalter muss all diese Anforderungen erfüllen – je nach Zielsetzung bei der Digitalisierung der Buchführung aber noch weitere Vorgaben. Die Prozesse in der Buchhaltung lassen sich dank Digitalisierung optimieren und genau auf die Unternehmensbedürfnisse ausrichten.

Digitale Buchhaltung in der Praxis

Der digitalen Buchführung bzw. Buchhaltung kommt auch ohne die gesetzlichen Vorschriften große Bedeutung zu, denn sie analysiert und dokumentiert alle angefallenen Geschäftsvorfälle, die das Vermögen des Unternehmens betreffen. Je nach Art dieser Geschäftsvorfälle gliedert sich die digitale Buchhaltung in der Praxis in folgende Teilbereiche:

• Digitale Finanzbuchhaltung: Übernimmt die Buchführung für alle Vorgänge, die zur Bilanzierung und Gewinn- und Verlustrechnung nötig sind.
• Digitale Debitorenbuchhaltung: Verarbeitet die Eingangsrechnungen der Kunden.
• Digitale Kreditorenbuchhaltung: Ist für den Umgang mit den Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten zuständig.
• Digitale Anlagenbuchhaltung: Verwaltet die Güter des Anlagevermögens.
• Digitale Lohnbuchhaltung: Ist für die ordnungsgemäße und pünktliche Lohn- und Gehaltsabrechnung verantwortlich.
• Digitale Kosten- und Leistungsrechnung: Ordnet die Kosten den einzelnen Unternehmensteile oder Projekten zu.

Vorteil der Digitalen Buchhaltung am Beispiel der Verarbeitung von Eingangsrechnungen

Aufwertung statt Verdrängung von Arbeitsplätzen

Personalkosten für die reine Buchhaltung können reduziert werden, da die Mitarbeiter durch Zeitersparnis andere Aufgaben übernehmen können bzw. sich die Work-Life-Balance im Unternehmen Raum schaffen kann. Nebenbei werden die Kosten für Papier, Drucker, Ordner und Toner ebenso gesenkt wie die Kosten für Porto. Die Kosten für eine Buchhaltung reduzieren sich also erheblich, obwohl die Buchhalter (und alle Abteilungen des Unternehmens insgesamt) deutlich flexibler agieren können.

Die wichtigsten Erfolgsfaktoren bei Projekten zur Digitalisierung der Buchhaltung sind:

• Auswahl der passenden IT- oder Cloud-Infrastruktur,
• die gelungene Kommunikation der Projektziele und
• die Einbeziehung der Mitarbeiter in die Gestaltung der neuen Belegorganisation und der digitalen Workflows.

Quelle: (www.docuware.de)