Digitalisieren Sie Ihre Dokumente – 5 Gründe, warum Sie darauf nicht verzichten können!
In einem modernen Unternehmen ist zur Realisierung effizienter und kostensparender Arbeitsabläufe die Digitalisierung von Papierunterlagen eine essentielle Voraussetzung. Durch die Dokumentendigitalisierung können Sie Ihre Geschäftsprozesse deutlich schneller gestalten, Geld sparen und gleichzeitig die Umwelt schonen.
Scheuen Sie nicht die Umstellung auf ein papierloses Büro wegen des vermeintlich hohen Aufwands des Scannens und des Einsatzes eines Dokumentenmanagement-Systems.
Der Umstieg von Papier auf digitale Dokumente ist für KMU(s) mit geringem Aufwand umzusetzen und ein ohnehin unvermeidbarer Schritt auf dem Weg zu einem modernen Arbeiten!
Warum Digitalisierung von Dokumenten?
Aus analogen, physischen Seiten werden bei der Digitalisierung von Dokumenten virtuelle Kopien erstellt. Somit wird die platzraubende und kostenintensive Archivierung von Ordnern überflüssig, alle berechtigten Mitarbeiter haben sofort und schnell Zugriff auf die elektronischen Dokumente. Den schärferen gesetzlichen Vorgaben zum Datenschutz wird entsprochen, da Daten und Dokumente heute unter Zugriffsbedingungen gespeichert werden müssen. Das ist in analogen Aktenschränken praktisch kaum noch umsetzbar.
Entscheiden Sie sich für die vollumfängliche und prinzipielle Digitalisierung von Dokumenten über ein modernes Dokumentenmanagement-System (DMS). Die Mischform zwischen Papier und einer teilweisen elektronischen Ablage ist nicht ratsam, der Suchaufwand nach bestimmten Daten erhöht sich und birgt das Risiko von unterschiedliche Versionen desselben Dokumentes.
Die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz GoBD
In der GoBD wird ausgeführt, worauf Sie bei der Digitalisierung von Dokumenten in Papierform und der Archivierung der elektronischen Daten zu achten haben. Dies betrifft:
Den Scanvorgang, die Archivierung sowie die Unveränderbarkeit.
DocuWare erfüllt alle Anforderungen an die revisionssichere Langzeitarchivierung nach den GoBD. Hier finden Sie weitere Informationen.
- Die Vorteile der Digitalisierung – Automatisierung durch Workflows
Neben den bereits erwähnten Vorzügen bedeutet die Digitalisierung dem langen Suchen nach Informationen ein Ende zu setzen, wenige Klicks und die Daten stehen innerhalb weniger Sekunden beliebig vielen Mitarbeiter:innen in diversen Abteilungen zur Verfügung. Es entfallen manuelle Vorgänge, Routineaufgaben werden automatisiert, Geschäftsprozesse effizient gestaltet.
Vor allem die elektronische Rechnungsstellung birgt eine riesiges Potential zur Verbesserung betrieblicher Workflows. Erhalten Sie von Ihrem Lieferanten digitale Informationen zu einer Bestellung, lassen sich diese für die Bearbeitung nötigen Daten automatisch aus den Dateien der digitalisierten Dokumente und elektronischen Formulare extrahieren. Ihre Sachbearbeiter:innen müssen Daten nur einmal erfassen und können danach unbegrenzt auf diese zugreifen. Eine effiziente Bearbeitung betrieblicher Vorgänge.
- Kosteneinsparung und verbesserte Inkassovorgänge
Für Ihr Rechnungswesen stellt die Digitalisierung von Dokumenten einen großen Mehrwert dar. Liegen in der Debitorenbuchhaltung die Dokumente digital und intelligent sortiert vor, sind alle Unterlagen zu einer Bestellung mit wenigen Klicks abrufbar. Befindet sich der Kunde in der Mahnstufe, sind bereits telefonische Aufforderungen erfolgt? Alle Informationen auf einen Blick – keine zeitintensive Suche in Papierarchiven. Beschleunigung des Zahlungseingangs, Verbesserung des Cashflows.
Erstellung, Bearbeitung, Versand und Archivierung von Rechnungen in Papierform werden überflüssig – ein enormer Kostenfaktor! Geld, dass Sie an anderer Stelle sinnvoller investieren können.
- Beweglichkeit und Agilität
Machen Sie sich durch eine gute Datenstruktur – und Sortierung wettbewerbsfähiger und seien Sie Ihrer Konkurrenz den entscheidenden Schritt voraus. Alle Anfragen, Ihr Unternehmen betreffend, sind direkt und ohne Verzögerung bearbeitbar. Diese Zeitersparnis ermöglicht oft sogar den entscheidenden Vorsprung gegenüber den Wettbewerbern. Ihr Kunde profitiert von den schnelleren Arbeitsprozessen und die Zufriedenheit des Kunden steigert Ihren Umsatz.
- Minimieren Sie Ihre unternehmerischen Risiken
Der große qualitative Nutzen - durch optimierte Arbeitsprozesse - macht Sie zu einem zuverlässigen Geschäftspartner. Ständige Backups sorgen für eine ausreichende Datensicherheit. Es sinkt nicht nur das Risiko eines Datenverlusts sondern Sie erfüllen die gesetzlichen Vorgaben der Aufbewahrungspflicht und können jederzeit im Originalzustand auf Ihre Daten zugreifen. Die Sicherung Ihrer Daten nach den gesetzlichen Datenschutzrichtlinien ermöglicht es, sensible Daten wie beispielsweise Personalakten oder Verträge bestmöglich zu archivieren.
- Erhöhen Sie die Transparenz
Durch die Abschaffung papierbezogener Abläufe und die Dokumentendigitalisierung sind Fortschritte der Geschäftsprozesse in Echtzeit zu überwachen, Probleme oder Verbesserungschancen lassen sich direkt lokalisieren. Behalten Sie den Überblick über alle relevanten Aufgaben innerhalb Ihres Unternehmens und handeln unmittelbar bei Bedarf. Vor allem transparente Zahlungsprozesse ermöglichen Ihnen eine bessere Übersicht über das gesamte Rechnungswesen.
Gute Argumente, die für die Dokumentendigitalisierung mithilfe eines Dokumentenmanagement-Systems sprechen!
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