Einführung der elektronischen Personalakte – 4 praxisorientierte Tipps

Die Personalabteilung – Herzstück Ihres Unternehmens
Die Personalabteilung nimmt einen extrem wichtigen Part in jedem Unternehmen ein. Gefragt ist schnelles, effizientes und vor allem korrektes Arbeiten. Klar im Vorteil sind Unternehmen, die auf eine elektronische Personalakte setzen. Warum das so ist und was die besten Tipps zur Einführung der elektronischen Personalakte sind, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Am Anfang steht die digitale Transformation
Wenn Sie eine elektronische Personalakte für Ihre Personalabteilung nutzen möchten, müssen Sie sich zwangsläufig Gedanken um die Arbeit mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System (DMS) machen. Denn die Einführung einer elektronischen Personalakte bedeutet gleichzeitig eine Standardisierung und HR-Prozesse. Mit anderen Worten: Die analoge Arbeit in Ihrer Personalabteilung muss digitalen HR-Prozessen weichen. Bei dieser Transformation werden in einem ersten Schritt alle vorhandenen papierbasierten Dokumente in eine digitale Form überführt und in ein digitales Archiv sortiert. Untrennbar damit verbunden ist die Reduktion von Papier.

Durch den Einsatz der digitalen Personalakte sind alle zu einem Mitarbeiter gehörenden Unterlagen an nur einem Ort aufbewahrt und jederzeit schnell aufzufinden – digitalisiert, gebündelt und organisiert.

Die folgenden vier praxisorientierten Tipps sollen Ihnen helfen, dass alles reibungslos funktioniert:

Tipp Nr. 1: Finden Sie die richtige Digitalisierungsstrategie

Stellen Sie sich vor der Umstellung von analoger auf digitale Arbeit eine entscheidende Frage: Welche Art der Installation wollen Sie wählen?

Es bieten sich zwei unterschiedliche Möglichkeiten: Entweder die Nutzung einer Cloud oder einer Inhouse-Installation. Während Inhouse-Lösungen eine starke und vor allem systemkompatible IT-Struktur des Unternehmens als Basis benötigen, überzeugen Cloud-basierte Lösungen mit deutlichen Vorteilen. Dokumente lassen sich einfacher und kontrollierter an Externe verteilen. Die Arbeit gestaltet sich insgesamt flexibler. Ein weiterer Vorteil ist die schnellere Anpassung der verfügbaren Speicherkapazität eines Cloud-Anbieters. Die Abrechnung erfolgt bei vielen Anbietern nach dem tatsächlichen Verbrauch, was die Cloud-basierte Arbeit zu einer kostengünstigen Alternative macht.

Wenn Sie die elektronische Personalakte schnell und mit Erfolg in Ihrem Unternehmen einführen wollen gilt generell, dass alle Mitarbeiter gleichermaßen an der Umstrukturierung mitarbeiten müssen. Nicht selten gibt es in Personalabteilungen Hemmungen hinsichtlich der Digitalisierung der Personalentwicklung. Oftmals gilt die Ansicht, HR-Prozesse seien ein sogenanntes „people's business“ und damit eine Aufgabe, die allein von Menschen zu erledigen ist. Ob Recruiting, Onboarding, Urlaubsanträge oder die Verwaltung von Personalakten – alle drehen sich um den Faktor Mensch, der wiederum maßgeblich am Erfolg eines ganzen Unternehmens beteiligt ist. Es ist deshalb extrem wichtig, dass Sie Ihren Mitarbeitern deutlich zeigen, warum die elektronische Personalakte eine erhebliche Erleichterung für die alltägliche Arbeit ist und dass sie keine Angst vor Jobverlusten haben müssen – im Gegenteil, wie der zweite Praxistipp zeigt.

Tipp Nr. 2: Profitieren Sie von den Vorteilen der elektronischen Personalakte

Unter Zeitdruck und Stress entwickeln sich gerade bei der manuellen Bearbeitung von Personalunterlagen Fehlerquellen, die durch den Einsatz einer elektronischen Personalakte vermieden werden können. Aufgrund der Bedeutsamkeit sämtlicher HR-Prozesse ist eine besonders sorgfältige Bearbeitung und ein gewissenhafter Umgang mit den Dokumenten Voraussetzung. Fehler sollten im Idealfall in diesem Bereich nicht passieren. Die oftmals (streng) vertraulichen Dokumente müssen zudem entsprechend gesichert sein.

Die elektronische Personalakte vereinfacht Ihnen sämtliche Arbeitsabläufe und begünstigt eine bessere Vernetzung aller Teams in einem Unternehmen mittels zuverlässiger Workflows. Sie funktioniert dabei im Grunde wie eine klassische Personalakte aus Papier – nur ohne Papier; alle Unterlagen sind digitalisiert und in einem digitalen Archiv gespeichert. Durch die Ablage der Daten in einem digitalen Dokumentenmanagement-System sowie durch eine zentrale Verwaltung, erlaubt die elektronische Personalakte den Mitarbeitern einen dezentralen Zugriff.

Berechtigte Personen können zeit- und ortsunabhängig auf die benötigten Dokumente zugreifen - mittels entsprechenden Applikationen auch über mobile Endgeräte. So sind Daten schneller verfügbar und Personalangelegenheiten lassen sich wesentlich zügiger von überall aus bearbeiten. Mehrere Mitarbeiter können parallel an einem Dokument arbeiten, was den Workflow beschleunigt und die Arbeit wesentlich flexibler macht.

Tipp Nr. 3: Heben Sie Ihren Datenschutz auf ein neues Level

Der Datenschutz ist spätestens seit Inkrafttreten der DSGVO Mitte 2018 ein Thema, das alle Branchen betrifft und somit auch vor Personalabteilungen nicht Halt macht. Die elektronische Personalakte hilft Ihnen, auf der sicheren Seite zu sein. Der Markt offeriert eine Vielzahl an Softwareanwendungen und Lösungen für die Arbeit mit elektronischen Personalakten, weshalb die Wahl des richtigen Systems der Prüfung mehrerer Faktoren bedarf, die Sicherheitsfrage ist dabei eine zentral wichtige.

Unbedingt zu beachten ist, dass die Software den gesetzlichen Datenschutzanforderungen entspricht und Dokumente nur sicher verschlüsselt übermittelt. Das bedeutet aber nicht allein, Unterlagen in einer sicheren Umgebung zu speichern. Die Software muss so programmierbar sein, dass sie auch höchste Sicherheitsbestimmungen erfüllen kann, um Mitarbeiter- und Unternehmensdaten vor externen unberechtigten Zugriffen zu schützen sowie Zugriffsbeschränkung auf verschiedene Mitarbeiter oder Abteilungen des Unternehmens bietet. Auf Grund der Sensibilität der Personaldaten, deren Zugriff strikt auf wenige Personen limitiert ist, muss die Software zudem die Einrichtung unterschiedlicher Nutzerrollen ermöglichen und sorgfältig dokumentierte Zugriffsprotokolle anlegen. So ist der sichere Umgang mit sensiblen Daten in jedem Fall gewährleistet.

Tipp Nr. 4: Vergessen Sie langes Suchen im Archiv

Eine Datei ohne langes Suchen direkt auffinden? Die elektronische Personalakte macht dies mittels Schlagwortsuche und Texterkennung möglich. So können Ihre Mitarbeiter wesentlich schneller auf gesuchte Dateien zugreifen und diese weiterbearbeiten. Eine sorgfältige Sortierung, Ablage und Archivierung von Arbeitsverträgen, Zeugnissen, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen oder Kündigungen ist gegeben. Eine Entlastung bei Routineaufgaben, der gesamte Workflow der Abteilung gestaltet sich damit effizienter.

Setzen Sie mit der Bearbeitung Ihrer HR-Prozesse auf digitales Arbeiten und sparen Arbeitszeit, Lagerfläche und somit Kosten.

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