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Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse mit DocuWare
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Leitfaden für die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse

Planen Sie den richtigen Weg und setzen auf die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse!

Voraussetzung für effiziente betriebliche Arbeitsprozesse ist ein digitales Workflow Management.

Der folgende Leitfaden zeigt, wie Ihnen die Umsetzung der Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse am besten gelingt. Beziehen Sie alle an Ihrem Unternehmen Beteiligten in die digitale Transformation ein, denn je besser Ihre Mitarbeiter informiert sind, desto wahrscheinlicher ist eine erfolgreiche Umsetzung.

Prozess-Management

Die erfolgreiche Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse gelingt mit dem richtigen Prozess-Management, also aller Abläufe und Vorgänge rund um die Planung, Steuerung und Analyse Ihrer zusammenhängenden internen Arbeitsabläufe – also aller Geschäftsprozesse.

Es profitieren von der Digitalisierung in erster Linie die Abteilungen in Ihrem Unternehmen, in denen zentrale Aufgaben zusammenlaufen. Für die Buchhaltung zum Beispiel sind automatisierte und digital stattfindende Prozesse ein Garant für schnelleres, effektiveres und sichereres Arbeiten.

Die zunehmende Digitalisierung in allen Branchen führt zu einer stetig steigenden Menge an täglich zu verarbeitenden Daten. Verpassen Sie nicht den Anschluss und entscheiden sich für ein intelligentes System zur Organisation und Bearbeitung Ihrer Dokumente sowie den dazugehörigen Arbeitsabläufen.

Die Schritte zu Ihrem digitalen Prozess-Management

Die Hauspost ist auf dem Rückzug, Einzug hält die Digitalisierung. Damit die digitale Transformation reibungslos laufen kann, sollten Sie folgende Schritte beachten:

1.   Verschaffen Sie sich einen Überblick über alle Arbeitsprozesse in Ihrem Unternehmen
Dokumentieren Sie Ihre internen Prozesse, um festzustellen, wo manuelle Prozesse Ihre Effizienz bremsen. Auf Grundlage dieser Daten können Sie definieren, wo Ihre Geschäftsprozesse automatisiert werden sollen. Der richtige Zeitpunkt, um auch Ihr Papier-Archiv in den Fokus zu nehmen. Digitalisieren Sie alle noch in Papierform vorliegenden Dokumente. So haben Sie Ihre gesamte Korrespondenz, sämtliche Rechnungen, Jahresabschlüsse und Bilanzen auf einem zentralen Server gespeichert.
Das digitale Dokumentenmanagement-System macht all dies möglich.

2.   Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS)
Ein lohnenswerter Schritt auf dem Weg, Ihre Geschäftsabläufe zu automatisieren und zu digitalisieren. Sie sparen Arbeit, Nerven, Geld und optimieren Ihre internen Prozesse. Bereits beim Rechnungseingang mittels DMS erfahren Sie die Erleichterungen des digitalen Systems. Alle eingehenden Rechnungen werden automatisch formatunabhängig erfasst. Alle Schlüsseldaten werden direkt und schnell ausgelesen und mit der Bestellung abgeglichen. Durch die Indexierung der Rechnungen wird gleichzeitig für eine korrekte Archivierung gesorgt. Diese Vorteile der digitalen Transformation lassen sich natürlich auf alle Bereiche Ihres Betriebs übertragen, die viel Potenzial zur Digitalisierung und Automatisierung bieten, z.B. die Personalabteilung.

3.   Entscheiden Sie sich für Cloud-basierte Systeme
Durch den Einzug der Digitalisierung und der Verarbeitung und Speicherung wachsender Datenmengen innerhalb Ihres Unternehmens sollten Sie sich unbedingt mit dem Thema „Cloud-Lösungen“ beschäftigen. Cloud-Services sind die Zukunft aller Unternehmen, die schnell, agil und flexibel auf Marktgeschehnisse reagieren wollen. Diese komplett digitale Plattform zur Datenspeicherung ermöglicht es Ihnen, auf zusätzliche Hardware zu verzichten. Keine externen Festplatten, die unnötig Kosten generieren und Platz beanspruchen! Nutzen Sie die Vorteile des unbegrenzt skalierbaren Speicherplatzes und profitieren von flexiblen Kostenmodellen.
Ein weiterer Vorteil ist der Sicherheitsfaktor, der bei der Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse extrem wichtig ist. End-to-End-Verschlüsselungen verhindern das Einsehen Ihrer abgelegten Dokumente. Die Anbieter dieser Dienste hosten ihre Cloud-Lösungen in Rechenzentren mit entsprechend hohen Sicherheitsmaßnahmen, regelmäßigen Backups und Wiederherstellungsverfahren. Die Cloud steht für eine kostentransparente und sichere Speichermethode elektronischer Daten.

Haben Sie sich mit den vorgenannten Schritten beschäftigt, sind die wichtigsten Grundlagen zur Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse und zu einem gelungenen Prozess-Management geschaffen.

Die richtige Software, in kürzester Zeit implementiert, sorgt für produktivere Geschäftsprozesse. Sie halten den Anforderungen des digitalen Zeitalters stand und sind gegenüber des Wettbewerbs gut aufgestellt.  

Tobias Rüdiger
Tobias Rüdiger
Technischer Consultant

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