Digitale Prozesse in Teams einfach erstellt!

Automatische Erstellung einer Aufgabe in Planner aus einem neuen Eintrag in einer Microsoft Liste

Heute möchte ich einen kleinen digitalen Prozess in Microsoft Teams mit großem Nutzen vorstellen. Dieser Prozess lässt sich in jedem Unternehmen anwenden. Zur besseren Erklärung stelle ich den Prozess an einem Beispiel vor.

Beschreibung unseres Beispiels:

Ein Unternehmen möchte seine Kunden immer über aktuelle Produktinformationen/Neuerungen informieren. Dafür werden auf der Internetseite des Unternehmens diese Neuigkeiten veröffentlicht. Ein Mitarbeiter:in des Unternehmens ist dafür zuständig, alle Produktinformationen online einzustellen. Folgende organisatorische Schritte sind dafür definiert:

1. Die Produktentwicklung erstellt eine Produktnews und leitet diese per Mail zur internen Bearbeitung weiter.
2. Daraus entsteht eine interne Aufgabe, die News online zu veröffentlichen.
3. Alle Mitarbeiter:innen im Unternehmens sollen selbstverständlich über diese Aktualisierung informiert werden. Derzeit erfolgt diese Information per Mail.

Um diesen Prozess in Microsoft Teams umzusetzen, haben wir, mit Hilfe von folgenden Microsoft Apps, 

• Microsoft Teams
• Microsoft Lists
• Microsoft Planner
• Microsoft Power Automate

einen kleinen Workflow erstellt.

1. Die Produktnews sollen in Microsoft Lists (SharePoint-Liste) von den Mitarbeiter:innen aus der Entwicklungs-Abteilung eingetragen werden. Dafür gibt es im Unternehmen einen Microsoft Teams Kanal, in dem, mit Hilfe von Microsoft-Lists, eine Liste bereitgestellt wird. Die App Lists wird im Kanal eingefügt, im Anschluss werden die notwendigen Spalten erstellt.

In der eingefügten Liste können die einzelnen Spaltennamen individuell angelegt werden. 

2. Nun soll, mit einem neuen Eintrag in diese Liste, eine Aufgabe in Microsoft Planner erzeugt und einem Mitarbeiter:in zugewiesen werden. An dieser Stelle kann auch die Fälligkeit dieser Aufgabe berücksichtigt werden. Das Unternehmen hat in Microsoft Teams bereits einen Planner für die Aufgabenverwaltung integriert.

3. Mit Hilfe von Microsoft Power Automate wird ein Workflow erzeugt, der diese Schritte automatisch umsetzt.

Wir möchten an dieser Stelle nicht zu tief ins Detail einsteigen, sondern die Möglichkeiten aufzeigen, wie schnell kleine Workflows mit Hilfe der Microsoft 365 Apps erstellt werden können. Gerne unterstützen wir bei der Umsetzung Ihrer Wünsche!

Testen Sie diese einfache Möglichkeit direkt einmal aus. Einfach, schnell und natürlich "365"

Viel Spaß beim Testen!

Angela Vogt