Wiederkehrende Aufgaben in Planner

Wer kennt (hat) sie nicht? Aufgaben, die in bestimmten Abständen wiederkehrend zu erledigen sind. 
Mit den modernen Werkzeugen und Möglichkeiten der Microsoft 365-Welt kann man diese Prozesse einfach organisieren.
Ich arbeite nun bereits viele Monaten mit dem Microsoft Planner, um meine Aufgaben zu organisieren und zu strukturieren. Um nun wiederkehrende Aufgaben nicht mehr händisch eintragen zu müssen, nutze ich die Hilfe von Microsoft Power Automate. 

Anhand einer typischen Aufgabe stelle ich hier die Umsetzung Schritt für Schritt einmal vor.

Zum Monatsbeginn muss ich für die genutzten Lizenzen unserer Kunden ein Reporting durchführen und diese dann bei den jeweiligen Herstellern melden. Also eine Aufgabe, die sich jeden Monat wiederholt.

1. Dafür habe ich innerhalb von Teams einen Planner eingebunden und den Bucket Reporting angelegt.

2. In Microsoft Power Automate starte ich mit einem neuen "geplanten Cloud-Flow", der ja jeden Monat erneut laufen soll.

3. Ich vergebe nun einen Flownamen und trage die Ausführung und die Wiederholung ein. Damit ist dieser Schritt abgeschlossen und kann erstellt werden.

 

4. Im nächsten Schritt wird die Planner Aufgabenkarte erstellt. Dazu die Gruppe und die ID auswählen.



Für den Titel kann einfacher Text verwendet werden. in meinem Beispiel "Reporting Lizenzen". Nun kann der Flow gespeichert werden. Mit diesen Einstellungen würde nun schon in meinem Planer die Aufgabe automatisch zum 01. eines Monats angelegt werden.

5. Ich möchte nun aber als Ergänzung die Aufgabe jeweils mit einem Startdatum und einem Fälligkeitsdatum erzeugen. Dafür verwende ich 2 Funktionen:

- utcNow() ist der aktuelle Zeitstempel - für das Startdatum wird immer der 01. eines Monats verwendet
- addDays(utcNow(),5) - Parameter 5 - Startdatum + 5 Tage = Fälligkeitsdatum

6. Damit die Aufgabe auch gleich direkt mir zugeordnet wird, trage ich meine E-Mail im nächsten Feld ein. 

7. Im Planer habe ich für die Aufgabe Reporting eine Farbe ausgewählt, die ich auch hier schon vorgeben kann.

8. Die Aufgabe "Reporting" soll mit Unterpunkten für die jeweiligen Hersteller angelegt werden. Das sind die Aufgabendetails. Hierfür erzeuge ich einen neuen Schritt. 

9. Hier trage ich nun die Details meiner Aufgabe ein. Die IDs kann ich einfach wie gewünscht nummerieren. 



10. Den Flow nun abspeichern und eine Flowprüfung durchführen. Ist der Flow fehlerfrei, kann er gleich einmal ausgeführt werden.

Für mein Beispiel sieht dann die automatisch angelegt Aufgabe in meinem Planer so aus:




In abgewandelter Form verwende ich diesen einfach Flow für viele wiederkehrenden Aufgaben und mache mir das Leben damit deutlich einfacher. 
Meine Empfehlung - gleich mal versuchen!

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